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In den meisten Fällen ist das Personal von Reinigungsunternehmen mobil unterwegs. Es arbeitet an unterschiedlichsten Orten, größtenteils auch zu Randzeiten. Je mehr Mitarbeitende sowie Kundinnen und Kunden hinzukommen, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten – zumindest ohne die richtige Unterstützung. Eine genaue Arbeitszeiterfassung ist hier unverzichtbar, doch mit Zettel und Stift wird es unterwegs schwierig. Dank der Digitalisierung in der Reinigungsbranche gibt es mittlerweile verschiedene Lösungen, mit denen Sie die Stundenzettel Ihrer Reinigungskräfte ganz einfach online managen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was es bei der smarten Zeiterfassung in der Gebäudereinigung zu beachten gilt.
Stundenzettel ade dank digitaler Zeiterfassung
Die Zeiterfassung in der Gebäudereinigung mit Hilfe von Stundenzetteln ist für viele die klassische Lösung. Gerade kleinere Reinigungsunternehmen können dies gut handhaben, doch ab einer gewissen Unternehmensgröße werden handschriftliche Stundenzettel schnell unübersichtlich – die Masse ist einfach zu groß. Hinzu kommt, dass diese Methode oft ungenau ist, denn in den meisten Fällen werden die Zettel erst am Ende des Arbeitstages ausgefüllt. Größere Abweichungen werden dann erst am Monatsende deutlich, wenn die Mitarbeiterzettel eingesammelt werden. So spät lassen sich die Abweichungen meist allerdings nur noch schwer aufklären.
Handschriftliche Einträge können darüber hinaus unleserlich sein. Auch die Tatsache, dass Zettel auch mal verloren gehen oder zu spät beim Arbeitgeber eingereicht werden, macht das System fehleranfällig. Zudem empfinden sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende diesen manuellen Aufwand eher als lästig, nicht aber als eine Erleichterung. Mit dieser Zettelwirtschaft gibt es außerdem keine Kontrolle darüber, ob die Stundenzettel auch korrekt ausgefüllt wurden.
Zwar kann eine Tabellenkalkulation gerade für junge Unternehmen eine Alternative sein, doch auf lange Sicht ist eine flexible, digitale Lösung wesentlich erstrebenswerter.
Welche Vorteile hat die digitale Zeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung bei der Gebäudereinigung ist mit aktuellen Apps minutengenau möglich. Das funktioniert beispielsweise mit einer Stoppuhr-Funktion, mit der man das Zeit-Tracking mit einem Klick startet und genau so auch wieder beendet. Die Fehleranfälligkeit wird verringert, denn die Apps können Nutzern beispielsweise auf zeitliche Überschneidungen aufmerksam machen.
Zudem können auch flexible Arbeitszeitmodelle für alle Mitarbeitenden hinterlegt werden. Gerade in diesem Sektor ist das sinnvoll, denn etwa 4 von 5 Mitarbeitenden arbeiten in Teilzeit . Die App berechnet anhand dieser Daten automatisch den Urlaubsanspruch. Auch Teamleitungen können die aufgezeichneten Mitarbeiterstunden einsehen und auf Richtigkeit überprüfen.
Auf diese Weise können Arbeitszeiten für verschiedene Objekte und Auftraggebende festgehalten werden – das erlaubt wiederum eine möglichst genaue Abrechnung. Auch für die Planung ist die digitale Lösung eine Hilfe, denn die genauen Daten erleichtern die zukünftige Angebotskalkulation. Eine durchdachte Planung kann ein Wettbewerbsvorteil sein und den Kostendruck in der Reinigungsbranche zumindest etwas senken.
In den Apps sind sämtliche Einträge in Echtzeit verfügbar, sodass der aktuelle Status eines Objekts und der zuständigen Mitarbeitenden zu jeder Zeit eingesehen werden kann. Einige Apps funktionieren sogar mit GPS-Tracking. So kann man den Aufenthaltsort der Reinigungskräfte nachvollziehen und den Überblick behalten, ohne vor Ort zu sein.
Apps sind ideal für das mobile Arbeiten an verschiedenen Standorten, denn so kann die Arbeitszeit direkt vor Ort am Tablet oder Smartphone festgehalten werden – ohne dass auf dem Weg ins Büro oder am heimischen PC „gerundet“ wird.
Wann ist die smarte Zeiterfassung sinnvoll?
Die digitale Zeiterfassung lohnt sich unter einer Reihe von Gesichtspunkten:
- Überblick: Da jeder Mitarbeitende ein eigenes Arbeitszeitkonto erhält, haben Arbeitgeber und Belegschaft beispielsweise in einer Kalenderansicht Faktoren wie Überstunden, Urlaubszeiten oder Abwesenheiten immer im Blick. Ist- und Sollstunden können direkt eingesehen werden.
- Ressourcenplanung: Selbst die Verwendung von Reinigungsmaschinen kann zur optimalen Nachvollziehbarkeit getrackt werden. So kann beispielsweise der Einsatz von Reinigungsrobotern mit Cobotic-Ansatz in den Apps vermerkt werden und man weiß immer, wann wo wie gereinigt wurde. Auch der aktuelle Standort der Maschinen ist einsehbar.
- Zeitersparnis: Die Verwaltungszeit ist bei einer digitalen Zeiterfassung deutlich geringer als beim Einsatz einzelner Stundenzettel. Das ist vor allem durch die Automatisierung wiederkehrender Abläufe möglich. Die gesparte Zeit kann dann für andere, wichtigere Dinge genutzt werden. Auch für Steuerberater ist eine übersichtliche Excel-Datei übrigens hilfreicher als eine Kiste mit Stundenzetteln.
- Kundenzufriedenheit: In der Regel können die Daten problemlos in Form von tabellarischen Berichten aus der App exportiert werden. Diese Datei dient dann auch für den Auftraggeber als gut strukturierter Leistungsnachweis. Die erhobenen Daten sind dabei immer aktuell. Sollte ein Problem aufkommen, kann man jederzeit nachvollziehen, welcher Mitarbeitende wann wofür zuständig war.
- Kontrolle: Ein ebenso wichtiges Thema ist der Mindestlohn in der Gebäudereinigung. Laut Mindestlohngesetz müssen die Arbeitszeiten in diesem Sektor sehr genau dokumentiert werden. Kommt es zu einer spontanen Kontorolle durch den Zoll, sollten sämtliche Arbeitszeiten der Mitarbeitenden schnell zur Hand sein. Über die Daten ist ersichtlich, ob beispielsweise die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen auch eingehalten werden.
Fazit: Wie alle von der digitalen Arbeitszeiterfassung profitieren
Der Umstieg auf die digitale Zeiterfassung ist für die Zukunft der Reinigungsbranche ein wesentlicher Schritt zu mehr Effizienz – ebenso sehr wie z. B. die Nutzung von smarten Reinigungsrobotern oder die Auswahl nachhaltiger Reinigungsmittel und -methoden. Die Erfassung in Echtzeit hat nicht nur Vorteile für das Reinigungsunternehmen, sondern auch für die Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeitenden. Die Bedienung der Apps kann intuitiv und unkompliziert von Mitarbeitenden erlernt werden. Probleme mit Stundenzetteln, wie beispielsweise Unleserlichkeit oder verlorene Unterlagen, lösen sich von selbst. Zudem erhält das Unternehmen eine bessere Übersicht über Mitarbeitende und deren Arbeitsleistung. Auch die zukünftige Planung für Mitarbeitende oder Reinigungsmaschinen wird dank der genauen Datenaufzeichnung leichter. Kundinnen und Kunden wiederum erhalten genaue, aktuelle Leistungsnachweise auf Abruf. Die moderne Zeiterfassung in der Gebäudereinigung ist sozusagen eine Win-win-win-Situation.