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Der digitale Wandel treibt nahezu alle Branchen weiter voran und schafft immer neue Möglichkeiten für technologische Innovationen, die Prozesse und Steuerungen einfacher machen. Auch vor der Reinigungsbranche macht er keinen Halt: Bereits vor einigen Jahren wurden die Vorteile digitaler Lösungen für die professionelle Gebäudereinigung erkannt und es wurde in innovative Ideen investiert.
Aktuelle wirtschaftliche Entwicklungen machen das Thema Digitalisierung in der Reinigungsbranche präsenter denn je: Der steigende Fachkräftemangel verlangt nach neuen Methoden, um die Planung und Steuerung der Mitarbeitenden so effizient wie möglich umzusetzen. Die einstige Befürchtung, die Digitalisierung könne Arbeitsplätze kosten, hat sich als unbegründet erwiesen.
Dank digitaler Lösungen wird der Arbeitsalltag des geschulten Fachpersonals deutlich erleichtert. Denn die Digitalisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe macht die Prozesse professioneller Reinigungsunternehmen erheblich einfacher und spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Unternehmen, die digitale Technologien richtig einsetzen, gewinnen also einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Trends der Digitalisierung in der Reinigungsbranche vor.
Digitale Planung: Das Ende der Zettelwirtschaft
Die Einsatzplanung für ein professionelles Gebäudereinigungsunternehmen beginnt bereits bei der Angebotserstellung. Wer wird wo eingesetzt? Was ist zu tun? Welche Geräte werden benötigt? Die Organisation ist nicht immer einfach, denn die Reinigungskräfte arbeiten mit unterschiedlichem Equipment an verschiedenen Einsatzorten bzw. Objekten.
Um die Prozesse von Anfang an zu vereinfachen, erfolgt die digitale Planung idealerweise in einem ERP-System (Enterprise Resource Planning-System). Hier werden alle Stammdaten der Reinigungskräfte, Maschinen und Objekte eingetragen. So wird für alle festgehalten, wer in welchem Objekt arbeitet und welches Equipment dafür nötig bzw. gerade im Einsatz ist.
Zusätzlich unterstützen Cloud- und CRM-Lösungen (Customer-Relationship-Management) die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kundschaft. Auch Dienstpläne können hiermit flexibel und effizient erstellt werden.
Angenommen, ein Kunde möchte spontan eine Änderung des geplanten Einsatzes vornehmen. Es kann z. B. sein, dass ein zusätzlicher Konferenzraum gereinigt werden soll, da sich die Geschäftsführung für den nächsten Tag angekündigt hat. In diesem Fall muss eine kurzfristige Anpassung des Einsatzplans möglich sein. Für größere Unternehmen mit einer hohen Kundenanzahl ist das in Papierform kaum möglich. Werden die Planungsprozesse aber digitalisiert, sind spontane Änderungen kein Problem: Digitale Einsatzpläne können von allen Beteiligten von unterwegs aus eingesehen werden. So sind alle zu jeder Zeit über Änderungen informiert. Auch der Zeit- und Papieraufwand für das lästige Ausdrucken und Abheften der Pläne entfällt – ein Umstieg, über den sich die Umwelt freut.
Digital unterwegs – Dank Smartphone und App immer informiert
Firmenhandys oder am Systemwagen installierte Tablets macht es den Einsatzkräften mit Hilfe einer App möglich, direkt ihre Arbeitszeit und Pausen zu erfassen. Die jeweiligen Arbeitsstunden müssen also nicht mehr auf Papier festgehalten und später mühselig auf den PC übertragen werden – ein Medienbruch, der nicht nur Zeit frisst, sondern auch fehleranfällig ist.
Auch Fotonachweise können anhand von Apps dokumentiert werden, z. B. für den Fall, dass es vor oder nach der Reinigung zu Schäden am Mobiliar gekommen ist. Einige Apps bieten sogar Übersetzungsfunktionen für Nicht-Muttersprachler an. Die GPS-Funktion von Smartphones bringt ebenfalls Vorteile mit sich: Die Standorte der Reinigungskräfte können getrackt und Aufenthalts- bzw. Fahrtzeiten zwischen den Einsatzorten automatisch festgehalten werden – wichtige Daten für das Zeitmanagement sowie die zukünftige Planung.
Apps und mobile Geräte fördern zudem die Transparenz des Reinigungsunternehmens zur Kundschaft. Auftraggebende können nämlich über eine entsprechende App auch Feedback für den Service geben und die Firma wissen lassen, wie zufrieden sie mit der Reinigung sind. Das wiederum hilft dem Unternehmen, die Qualität weiter zu optimieren.
Durch digitale Planungsmittel und Softwares wird also Geld, Zeit und Papier gespart – gleichzeitig gewinnen Reinigungsunternehmen an Flexibilität.
Intelligente Büros denken mit
Nicht nur das Management von Einsätzen und Reinigungskräften profitiert vom digitalen Wandel. Auch Planungen für den Bestand an Verbrauchsmaterial, wie Seife oder Papiertaschentücher, werden durch digitale Programme vereinfacht. Wo muss was nachgefüllt oder verteilt werden? Was muss bestellt werden?
- Mittlerweile gibt es innovative Technologien, die Füllstände von Material automatisch erfassen und online im „Internet der Dinge“ („Internet of Things“, kurz: IoT) weitergeben. Die visuelle Kontrolle war bislang ein unnötiger Zeitfresser, der jetzt überflüssig wird. Auch volle Mülleimer oder trockene Zimmerpflanzen melden sich auf diese Weise automatisch und müssen nicht jedes Mal händisch kontrolliert werden.
- Auch Wetterdaten können, z. B. über Sensoren an der Außenfassade des Gebäudes, angebunden werden – schließlich kann bei viel Regen und Schnee ein erhöhter Reinigungsbedarf entstehen.
- Doch das intelligente Büro der Zukunft geht noch weiter: So können installierte Sensoren die Nutzungsintensität bestimmter Räume erfassen. Das ist z. B. bei WC-Räumen sehr sinnvoll. Toiletten, die selten benutzt werden, müssen auch seltener gereinigt werden. Die Sensoren melden den Reinigungsbedarf dank künstlicher Intelligenz (KI) bei hoher Benutzungsrate automatisch an.
- Smarte Systeme können sich zudem melden, wenn aus Versehen Räume ausgelassen wurden, die einer Reinigung bedürfen – das erhöht die Qualität und im Umkehrschluss auch die Zufriedenheit der Kunden.
Insgesamt zielt die moderne Technik darauf ab, die Reinigung auf die Orte zu konzentrieren, die tatsächlich auch gereinigt werden müssen – sprich, so effizient und bedarfsorientiert wie möglich zu arbeiten.
Auf diese Weise bleiben mehr Zeit und Raum für wichtige Tätigkeiten. Intelligente Büros klingen vielleicht ein wenig nach Science-Fiction, finden aber in der Realität heute schon Anwendung.
Die Digitalisierung von Reinigungsmaschinen
Wenn es um Digitalisierung von Reinigungsmaschinen geht, denkt man oft an die mittlerweile weit verbreiteten Saugroboter, die ohne eigenes Zutun den Staub unter Sofa, Bett und Schreibtisch beseitigen. Doch Reinigungsroboter dieser Art sind nicht nur in den eigenen vier Wänden unterwegs, sondern unterstützen auch große Unternehmen bei der professionellen Gebäudereinigung.
Mehr noch: Die Technologie der automatischen Bodenreinigung ist mittlerweile so weit fortgeschritten, dass der Mensch nur noch bei den Wartungsarbeiten, wie dem Entleeren des Staubbehälters, Wechseln der Bürsten oder Beheben von Problemen, involviert ist. Die gründliche und schnelle Reinigung der Räume führt der Roboter dank intelligenter Sensorentechnologie sowie KI-basierter Kartierung eigenständig durch – Mensch und Roboter arbeiten zusammen.
Vor allem für große Flächen auf einer oder mehr Etagen kommen häufig auch sogenannte „Cobots“ (collaborative robots) zum Einsatz. Mehrere dieser Roboter werden in einem Gebäude eingesetzt und mit einer Cloud, wie dem Nexaro HUB, verbunden. Über eine intelligente Software bzw. Plattform können dann ganze Flotten an Cobots effizient gesteuert werden. Auch hier ist das menschliche Zutun noch unabdingbar, denn die Steuerung wird von einer Person vorgenommen – perfektes Teamwork für effizientes Arbeiten.
Zwar kommt die Maschine nicht ohne menschliche Steuerung aus, doch die neue Technologie nimmt uns vor allem eintönige Arbeiten ab, damit wir uns auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können.
Diese Art von Cloud-Systemen bzw. Softwares bieten noch weitere Vorteile:.
- Die Cloud überwacht den Zustand einer Maschine kontinuierlich. So können Gerätefehler frühzeitig erkannt und behoben werden. Im Falle einer Störung wird die zuständige Person, deren Kontaktdaten vorab hinterlegt wurden, automatisch informiert.
- Auch die GPS-Funktion ist hilfreich: Wird eine Maschine von ihrem zugewiesenen Ort z. B. im Falle eines Diebstahls entfernt, wird der Besitzer automatisch informiert. Über GPS kann der aktuelle Standort des Gerätes dann ermittelt werden.
Die Modelle und Ausführungen dieser Technologien auf dem Markt sind vielfältig. Während vollautonome Maschinen mit weniger menschlichem Zutun auskommen, erfordern z. B. semi-autonome Scheuersaugmaschinen einen intensiveren Einsatz von Menschenhand.
Die digitale Gebäudereinigung der Zukunft
Fest steht: Die Digitalisierung der Reinigungsbranche ist in vollem Gange und wer frühzeitig mitzieht, gewinnt wertvolle Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz auf dem Markt.
Digitale Lösungen helfen dabei, Mitarbeitende gezielt und klug einzusetzen; innovative Technologien wie Reinigungsroboter, Cobots und das Nexaro HUB unterstützen bei täglichen Aufgaben. Wer auf neue Technologien setzt, arbeitet also nicht nur effizienter, sondern bindet auch sein Fachpersonal langfristig ans Unternehmen.
Durch intelligente Büros wird nicht nur eine bedürfnisorientierte Reinigung sichergestellt, sondern auch eine hohe Qualität. Die digitale Dokumentation von Arbeitseinsätzen ermöglicht nicht nur ein hohes Maß an Transparenz, sondern erlaubt auch flexible Anpassungen an Kundenwünsche und die Übermittlung von Feedback. Eine ideale Grundlage für mehr Kundenzufriedenheit. In diesem Sinne bringt die Digitalisierung der professionellen Gebäudereinigung Vorteile für alle Beteiligten.