Contáctenos
Buscar socios de distribución
En la mayoría de los casos, el personal de las empresas de limpieza se desplaza. Trabaja en diferentes lugares, en su mayoría también en horarios fuera de lo habitual. Cuantos más empleados y clientes haya, más difícil es mantener el control, al menos sin el apoyo adecuado. Un registro de horas de trabajo preciso es indispensable aquí, pero con papel y lápiz se vuelve complicado cuando se está en movimiento. Gracias a la digitalización en el sector de la limpieza, existen ahora diversas soluciones con las que puede gestionar fácilmente las hojas de horas de sus empleados de limpieza en línea. En este artículo le mostramos qué debe tener en cuenta para un registro inteligente del tiempo en la limpieza de edificios.
Adiós a las hojas de horas gracias al registro digital del tiempo
El registro del tiempo en la limpieza de edificios con la ayuda de hojas de horas es para muchos la solución clásica. Especialmente las empresas de limpieza más pequeñas pueden manejarlo bien, pero a partir de cierto tamaño de empresa, las hojas de horas manuscritas se vuelven rápidamente confusas, ya que la cantidad es simplemente demasiado grande. Además, este método suele ser inexacto, porque en la mayoría de los casos las hojas se rellenan al final de la jornada laboral. Las desviaciones mayores solo se hacen evidentes al final del mes, cuando se recogen las hojas de los empleados. Sin embargo, a esa altura suele ser difícil aclarar las desviaciones.
Las anotaciones manuscritas también pueden ser ilegibles. Además, el hecho de que las hojas a veces se pierdan o se entreguen tarde al empleador hace que el sistema sea propenso a errores. Tanto empleadores como empleados suelen considerar esta tarea manual más una molestia que una ayuda. Con este sistema de papeles tampoco hay control sobre si las hojas de horas se han rellenado correctamente.
Si bien una hoja de cálculo puede ser una alternativa para empresas jóvenes, a largo plazo una solución digital y flexible es mucho más deseable.
¿Cuáles son las ventajas del registro digital del tiempo?
El registro del tiempo en la limpieza de edificios es posible con precisión al minuto gracias a las apps actuales. Esto funciona, por ejemplo, con una función de cronómetro, con la que se inicia y se detiene el seguimiento del tiempo con un solo clic. Se reduce la propensión a errores, ya que las apps pueden alertar a los usuarios sobre solapamientos de tiempo.
Además, se pueden configurar modelos de trabajo flexibles para todos los empleados. Esto es especialmente útil en este sector, ya que aproximadamente 4 de cada 5 empleados trabajan a tiempo parcial. La app calcula automáticamente el derecho a vacaciones basándose en estos datos. También los jefes de equipo pueden consultar las horas registradas de los empleados y verificar su exactitud.
De este modo, se pueden registrar las horas de trabajo para diferentes propiedades y clientes, lo que permite una facturación lo más precisa posible. La solución digital también es útil para la planificación, ya que los datos exactos facilitan la futura elaboración de presupuestos. Una planificación bien pensada puede ser una ventaja competitiva y reducir al menos un poco la presión de costos en el sector de la limpieza.
En las apps, todas las entradas están disponibles en tiempo real, por lo que se puede consultar en cualquier momento el estado actual de una propiedad y de los empleados responsables. Algunas apps incluso funcionan con seguimiento GPS. Así se puede rastrear la ubicación del personal de limpieza y mantener el control sin estar presente en el lugar.
Las apps son ideales para el trabajo móvil en diferentes ubicaciones, ya que el tiempo de trabajo se puede registrar directamente en el tablet o smartphone en el lugar, sin que se redondee el tiempo en el camino a la oficina o en el PC de casa.
¿Cuándo es útil el registro inteligente del tiempo?
El registro digital del tiempo vale la pena por varias razones:
- Visión general: Como cada empleado tiene su propia cuenta de horas, empleadores y personal pueden ver siempre factores como horas extras, vacaciones o ausencias en una vista de calendario. Se pueden consultar directamente las horas reales y las horas previstas.
- Planificación de recursos: Incluso el uso de máquinas de limpieza puede ser rastreado para una trazabilidad óptima. Por ejemplo, el uso de robots de limpieza con enfoque cobótico puede registrarse en las apps y siempre se sabe cuándo, dónde y cómo se limpió. También se puede consultar la ubicación actual de las máquinas.
- Ahorro de tiempo: El tiempo de administración es mucho menor con un registro digital del tiempo que con hojas de horas individuales. Esto es posible principalmente gracias a la automatización de procesos recurrentes. El tiempo ahorrado puede dedicarse a otras tareas más importantes. Para los asesores fiscales, un archivo Excel claro es también más útil que una caja llena de hojas de horas.
- Satisfacción del cliente: Normalmente, los datos se pueden exportar fácilmente en forma de informes tabulares desde la app. Este archivo sirve también como comprobante de servicio bien estructurado para el cliente. Los datos recogidos están siempre actualizados. Si surge un problema, se puede rastrear en cualquier momento qué empleado fue responsable de qué y cuándo.
- Control: Un tema igualmente importante es el salario mínimo en la limpieza de edificios. Según la ley del salario mínimo, las horas de trabajo en este sector deben documentarse con mucha precisión. En caso de una inspección sorpresa por parte de la aduana, todas las horas de trabajo de los empleados deben estar rápidamente disponibles. Los datos muestran si, por ejemplo, se respetaron los descansos obligatorios por ley.
Conclusión: Cómo todos se benefician del registro digital del tiempo
La transición al registro digital del tiempo es un paso esencial para el futuro del sector de la limpieza hacia una mayor eficiencia, al igual que, por ejemplo, el uso de robots de limpieza inteligentes o la elección de productos y métodos de limpieza sostenibles. El registro en tiempo real no solo tiene ventajas para la empresa de limpieza, sino también para las clientes y clientes y los empleados. El manejo de las apps puede aprenderse de forma intuitiva y sencilla por parte del personal. Problemas con las hojas de horas, como la ilegibilidad o la pérdida de documentos, se resuelven por sí solos. Además, la empresa obtiene una mejor visión general de los empleados y su rendimiento laboral. También la planificación futura para empleados o máquinas de limpieza se facilita gracias al registro preciso de datos. Los clientes, a su vez, reciben comprobantes de servicio exactos y actualizados bajo demanda. El registro moderno del tiempo en la limpieza de edificios es, por así decirlo, una situación en la que todos ganan.
